Проблема компании
Данные по заказам приходят в CRM-систему, но флористы и курьеры не работают в ней. Писать "бумажку" с подробностями о заказе для каждого сотрудника неудобно и время затратно. Из-за такого подхода теряются заказы, путаются адреса, отсутствует полноценная картина итогов работы, от которых зависит зарплата сотрудников.
Решение
Цветофор.РФ начали использовать наш виджет Dokker.
Dokker — это сервис для автоматической генерации документов. Идеально подходит для составления договоров, актов, коммерческих предложений, напоминаний о задолженностях и других документов для клиентов, партнёров и коллег. Никакого ручного ввода информации — все данные из полей сделок автоматически подтягиваются в документ.
Чтобы вручную вписать все данные о заказе, заполнить контактные данные, адрес, время доставки и тд., и продублировать эту информацию для флориста, курьера и администратора, они тратили около 6 минут. При наличии десяти заказов 6 минут превращались в час. Особенно было сложно в праздники — наступала настоящая катастрофа. Сейчас оформление заказа занимает 1-2 минуты, дублировать ничего не надо: достаточно создать сделку в amoCRM, а виджет сам выполняет всю работу.
Доработка Dokker'а — штрихкоды
Для повышения количества выполняемых заказов и роста дохода в ключевые праздники (8 марта, День Матери, 1 сентября), ребятам было важно повысить скорость работы. Они решили ввести доработку — штрихкоды, а мы с удовольствием реализовали эту идею.
К обычному бланку, который генерирует Dokker, теперь добавляется штрихкод, который формируется из номера сделки в amoCRM. В бланке всего 3 части: одна идёт флористу на создание букета, вторая — курьеру на доставку, третья — администратору для контроля.
К обычному бланку, который генерирует Dokker, теперь добавляется штрихкод, который формируется из номера сделки в amoCRM. В бланке всего 3 части: одна идёт флористу на создание букета, вторая — курьеру на доставку, третья — администратору для контроля.
Стандартный бланк с информацией для флориста (верхняя часть), курьера (средняя часть) и администратора (нижняя часть).
Курьеры и флористы никак не работают со штрихкодами. Эта доработка необходима для администратора (у ребят это управляющий службы доставки). Компания подключила сканеры. Управляющим больше не нужно вводить номера сделки вручную и искать их в amoCRM. Они просто сканируют штрихкоды и легко контролируют количество заказов.
Пошагово о механизме работы с Dokker и штрихкодами
1. Создание сделки
Когда клиент заказывает букет, сотрудник компании создаёт соответствующую сделку в amoCRM. Она содержит всю необходимую информацию о заказе, включая данные о клиенте, адрес доставки, состав заказа и т. д. Эти данные необходимо внести единоразово — только в момент создания сделки. Не надо повторно записывать их на листках, дублируя для курьеров и флористов.
Когда клиент заказывает букет, сотрудник компании создаёт соответствующую сделку в amoCRM. Она содержит всю необходимую информацию о заказе, включая данные о клиенте, адрес доставки, состав заказа и т. д. Эти данные необходимо внести единоразово — только в момент создания сделки. Не надо повторно записывать их на листках, дублируя для курьеров и флористов.
2. Генерация документа
На основе данных из сделки виджет автоматически генерирует бланк по созданному шаблону.
На основе данных из сделки виджет автоматически генерирует бланк по созданному шаблону.
3. Печать бланка
После генерации документа администратор распечатывает его и передаёт в работу сначала флористу, потом курьеру. Документ редактируется прямо внутри сделки.
После генерации документа администратор распечатывает его и передаёт в работу сначала флористу, потом курьеру. Документ редактируется прямо внутри сделки.
Также ребята создали идеальную для них воронку в amoCRM, где все сделки удобно контролировать.
Бланк автоматически генерируется при переходе сделки на этап «Бланк распечатан», что тоже значительно увеличивает эффективность работы.
4. Передача бланка в работу
Флорист получает свою часть распечатанного бланка со штрихкодом. По информации из бланка (состав заказа) флорист собирает букет. Получается, что каждый сотрудник знает свои задачи и сфокусирован только на них. Это ускоряет работу. После того, как флорист собрал букет, он оставляет свою часть бланка у себя, чтобы в конце рабочего дня администратор считал по штрихкоду, сколько и какие заказы выполнил данный сотрудник.
Флорист получает свою часть распечатанного бланка со штрихкодом. По информации из бланка (состав заказа) флорист собирает букет. Получается, что каждый сотрудник знает свои задачи и сфокусирован только на них. Это ускоряет работу. После того, как флорист собрал букет, он оставляет свою часть бланка у себя, чтобы в конце рабочего дня администратор считал по штрихкоду, сколько и какие заказы выполнил данный сотрудник.
По такому же принципу строится работа с доставкой заказов: отрывные части по всем выполненным заказам курьер оставляет у себя, чтобы администратору было легче отследить, сколько и какие заказы он выполнил. Информация о заказах в бланках (адрес, время и т.д.) также помогает не путаться курьерам в доставке того или иного букета (особенно при доставке нескольких заказов сразу).
Благодаря контролю со стороны администратора нет путаницы и потери заказов. Каждый из них учитывается в работе флористов и курьеров для чёткого подсчёта зарплаты.
Итог
- Время оформления заказа сократилось с 6 минут до 1 минуты.
- Доход компании увеличился почти в 10 раз.
- Заказы не путают и доставляют по нужным адресам.
- Зарплата курьеров и флористов чётко соответствует количеству выполненных задач.
Устанавливайте Dokker на бесплатный тест.
Есть идея для доработки? Ждём в нашем чате.